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Unter Forderungsmanagement versteht man eine in schlechten wie in guten wirtschaftlichen Zeiten unabdingbare Unternehmensfunktion, die unternehmensorganisatorisch dem Rechnungswesen zuzuordnen ist. Diese Zuordnung geschieht mit gutem Grund, denn Unternehmen unterschiedlichster Couleur gewähren auf Lieferungen und Leistungen in der Regel vor Lieferung fest vereinbarte Zahlungsziele bzw. Valutafristen. Für die Liquidität jedes Unternehmens ist es überlebensnotwendig, die gewährten Fristen unter straffer Kontrolle des Forderungsmanagements zu halten und auf diesem Wege durch termingerechte Zahlungseingänge die Forderungsausfälle so gering wie irgend möglich zu halten.

Eine engere Begriffsbestimmung bezeichnet das Eintreiben in Verzug geratener offener Forderungen als Forderungsmanagement. Unter der Bezeichnung Inkassobüro bieten Forderngsspezialisten ihre professionellen Dienste an und entlasten mit ihrer Expertise das hausinterne Rechnungswesen eines Unternehmens bzw. den Handwerksbetrieb oder Freiberufler. Geht es doch um die Einleitung gewichtiger Maßnahmen mit Eintreten des Zahlungsverzugs, die es im Zahlungsmanagement zu gliedern und umzusetzen gilt. So ist der Gläubiger bei Zahlungsverzug berechtigt, den Schuldner zusätzlich zum geschuldeten Betrag mit anteiligen Verzugszinsen auf den Nominalbetrag zu belasten. Der private Schuldner wird mit Verzugszinsen bis zu 5 %, ein gewerblicher Schuldner mit bis zu 8 % zusätzlich zur Kasse gebeten. Weitere, aus dem Zahlungsverzug entstehende Kosten, werden ebenso an den säumigen Zahler berechnet, z. B. alle Kosten, wie sie beim Eintreiben der Außenstände entstehen. Die Aufwendungen für ein zeitnahes Forderungsmanagement sind vor diesem Hintergrund in der Rgel beträchtlich.

Häufig ist das Outsourcing selbst für mehrstufig gegliederte Unternehmen lohnenswert. Die mit dem Forderungsmanagement verbundenen Personalstellen und die damit einher gehenden Kosten lassen sich einsparen. Für Freiberufler und kleine bis mittlere Handwerksbetriebe ist zur Verhinderung von Zahlungsausfällen ein Delegieren der Aufgaben rund ums Forderungsmanagement und damit der Auftrag an ein Inkassobüro der konsequente Schritt hin zum geregelten Zahlungsverkehr.

Für das Inkassobüro gliedert sich die Klintel der säumigen Zahler in zwei Hauptbereiche: gewerblicher und privater Schuldner. Stellvertretend für den Rechnungssteller übernimmt das Inkassobüro im Namen des beauftragenden Unternehmens dessen Forderungsmanagement und somit die Abwicklung des Zahlungsverkehrs zwischen dem leistungserbringenden Unternehmen und dessen Kunden. In beiden Fällen geht es um die Sichtung, Registrierung und die Organisation der Vorgehensweise. Als institutionelle Autorität tritt das Inkassobüro in seiner Funktion als Mittler mit klarem Auftrag in Erscheinung. Konsequent nimmt es bei eingetretenem Zahlungsverzug der natürlichen Person oder der Firma rechtzeitig und wirkungsvoll die anstehenden Aufgaben wahr, indem es den säumigen Zahler nachdrücklich an die eingegangenen Vertragsverpflichtungen erinnert. Durch den professionellen und selbstverständlich gesetzteskonformen Weg, wie ihn ein hochspezialisiertes Inkassobüro anbietet und beschreitet, werden alle Forderungen gezielt, aber auch konsequent an die Schuldner adressiert. So gestaltet sich das Forderungsmanagement für das beauftragende Unternehmen häufig kostengünstiger und darüber hinaus oft auch erfolgreicher als dies bei Wahrnehmung der Interessen durch eine Abteilung innerhalb des eigenen Unternehmens der Fall wäre.

Zusammenfassend läßt sich feststellen, daß eine permanente, fortlaufende Überprüfung aller durch Aufträge und deren Ausführung ausgelösten buchhalterischen Schritte - den Zahlungseingang immer “fest im Visier” - dabei hilft, Risiken abzuschätzen und einzugrenzen. Dazu zählt das rechtzeitige Involvieren eines Inkassobüros mit dem Ziel der Sicherung der Forderungen und der Einleitung eines professionellen Forderungsmanagements. 

Der Begriff Inkasso, stammt aus der Betriebswirtschaftslehre und bezeichnet den Einzug von Forderungen. Ein Inkassounternehmen ist folglich ein Dienstleister, der Gläubigern dabei hilft, berechtigte Forderungen einzuziehen. Juristisch ausgedrückt heißt die Tätigkeit, die ein Inkassobüro ausübt, die “gewerbsmäßige Einziehung von Forderungen”. Diese Inkasso-Dienstleistung wird in den meisten Fällen in einem Geschäftsbesorgungsvertrag mit Dienstleistungscharakter vertraglich festgehalten.In der Regel wird das Inkasso großer Gläubiger, insbesondere von Banken und Großkonzernen, durch Inkassounternehmen übernommen. Einer der Gründe liegt in der Kostenstruktur, denn die Kosten, die ein Inkassounternehmen verursacht, können dem Schuldner angelastet werden, interne Kosten jedoch nicht.
Auch in Rechtsanwaltskanzleien gibt es Abteilungen, die sich auf Inkasso spezialisiert haben. In manchen Fällen wirkt sich die Drohkulisse, die durch einen anwaltlichen Briefkopf entsteht, allein schon positiv auf die Zahlungsmoral der Schuldner aus.
Eine besondere Form des Forderungsmanagement ist das Insolvenzverwalter-Inkasso. Hier geht es vor allem darum, die Chancen auf ein Überleben der von Insolvenz bedrohten Betriebe zu erhöhen und somit Arbeitsplätze zu erhalten.
Es gibt zwei grundsätzliche Unterschiede beim Inkasso. Zum einen beauftragt der Gläubiger ein Inkassounternehmen, für ihn tätig zu werden und seine Forderungen beim Schuldner einzutreiben. Das Inkassounternehmen handelt mit Vollmacht, das Risiko bleibt beim Gläubiger.
In der zweiten Variante verkauft der Gläubiger seine Forderung an das Inkassounternehmen. Hier wird eine Abtretungserklärung der Forderungen unterschrieben, das weitere Forderungsmanagement erfolgt durch das Inkassobüro.
Waren es in früheren Zeiten vorwiegend große Firmen, die iIhr Forderungsmanagement ausgelagert haben, so erkennen zunehmend auch Klein- und mittelständische Betriebe, sowie Selbstständige und Freiberufler die Vorteile die durch die Beauftragung eines Inkassounternehmens entstehen.
Gerade in den vergangen Jahren hat sich die Zahlungsmoral vieler Betriebe und Privatpersonen deutlich verschlechtert. Dies führt insbesondere für Kleinunternehmer, die in Vorlage treten müssen, zu erheblichen Problemen.Ein solcher Unternehmer ist gut beraten ein professionelles Inkassounternehmen zu beauftragen. Solche Dienstleister erledigen das Forderungsmanagement schnell und effektiv. Ihnen gehen keine Schuldner verloren und sie haben die nötige Erfahrung, um zu wissen, wie sie in den unterschiedlichen Situationen vorgehen müssen.

Zu dem Handwerkszeug des Forderungsmanagement zählen die wiederholte briefliche, telefonische und persönliche Anmahnung der Schulden sowie die Information über die gerichtlichen Folgen fortgesetzter Zahlungsverweigerung.
Außerdem ist das Inkassobüro in der Lage, diese gerichtlichen Schritte für den Auftraggeber einzuleiten. Nachdem ein vollstreckbarer Titel erwirkt wurde, ist das Inkassounternehmen auch weiterhin tätig. Es arbeitet eng mit dem Gerichtsvollzieher zusammen, hilft beim Auffinden von Werten aus dem Eigentum des Schuldners, beim Verwerten von
Kreditsicherheiten und bei der Verhandlung und Abwicklung von Ratenzahlungen.

All diese Aufgaben sind zeitraubend und bedürfen einer teilweise sehr hohen juristischen Kenntnis im Bereich Forderungsmanagement. Eine Kenntnis die einem Selbstständigen in der Regel fehlt. Denn derjenige, der über einen guten Kundenstamm verfügt, wird in auch nur einige Fälle pro Jahr haben, in denen ein Forderungsmanagement durch einen Inkassoprofi notwendig ist. Doch neben den neuen Forderungen gibt es oft noch einen Altbestand, der meist einen recht unterschiedlichen Bearbeitungsstand aufweist. Ein Fachmann hat in den meisten Fällen rasch geprüft, inwieweit diese Forderungen noch für ein Inkasso geeignet sind.

Nähere Informationen über die Inkasso Branche, und über modernes Forderungsmanagement, gibt Ihnen gerne der Bundesverbandes Deutscher Inkasso-Unternehmen e.V. (BDIU) , auf seiner Homepage: http://www.inkasso.de/  

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